Det som särskiljer medborgarberedningar (och andra så kallade deliberativa metoder) är att de ger gott om tid och plats för deltagarna att lära sig om en fråga och diskutera den sinsemellan innan de kommer fram till en slutsats. Deltagarna i medborgarberedningen har i uppdrag att diskutera svåra val och avvägningar. Medborgarberedningar fungerar bäst om frågan är bred och det inte finns uppenbara lösningar.

Många medborgarberedningar delar upp sitt arbete i tre faser – lärande, diskussion/deliberation och beslutsfattande. Detta arbete stöds av ett team av opartiska samtalsledare som hjälper deltagarna genom processen. De ser också till att alla deltagare får ta plats och att alla känner sig trygga och bekväma i sin roll.

Deltagarna får lära sig om frågan genom att lyssna på olika experter samt genom bakgrundsinformation (till exempel i form av dokument eller video). Experterna som presenterar till medborgarberedningen ska reflektera de olika typer av åsikter som finns kring frågan. Det ges även tid för deltagarna att ställa frågor till experterna. Bakgrundsmaterialet som deltagarna får ta del av ska helst granskas av en oberoende styrpanel så att informationen inte är ledande eller vinklad.   

I steg två (diskussion) uppmuntras deltagarna att utforska sina egna och andras åsikter om det de hört från experterna. Tid läggs på att diskutera deltagarna emellan. Experter finns på plats för att ge klargörande fakta vid behov.

I medborgarberedningens sista steg (beslutsfattande) sätter sig deltagarna ner för att sammanfatta vad de lärt sig genom processen och vilka rekommendationer de vill ge till beslutsfattarna. Det är viktigt att inte skapa en falsk känsla av konsensus i medborgarberedningen – det finns rekommendationer som har ett brett stöd hos deltagarna, men minoritetsåsikter får också ta plats i slutrapporten.  

Många medborgarberedningar tar hjälp av en oberoende rådgivande panel bestående av olika intressenter. Denna stöder medborgarberedningen genom att komma med tankar kring diskussionsfrågor, processdesign, informationsmaterialet och andra frågor. De har ett viktigt ansvar i att se till att medborgarberedningens deltagare får ta del av information som ger en helhetsbild och som är faktamässigt korrekt, balanserad och opartisk.