Inbjudan till denna dialog gick ut via mail till de föreningar som har uppgett sin e-post adress till kommunen. Det gick också ut information om dialogen via kommunens så kallade ”Föreningsinfo” som skickas ut av kommunens kultur- och fritid.

Upplägget för denna medborgardialog var enligt följande. Den första träffen var i maj 2014, Vårgårda kommunhus. Vid detta tillfälle kom cirka 35 personer från olika föreningar. Föreningsrepresentanterna var från idrottsrörelsen, kulturföreningar samt olika sociala föreningar. På mötet fanns också förtroendevalda samt tjänstemän från kommunen. På mötet informerades det om upplägg och syftet med medborgardialogen. De gällande reglerna för föreningsbidrag gicks också igenom. På mötet fick de anmäla intresse om fortsatt deltagande. Efter mötet skickades det ut ett informationsbrev om vad som sagts på mötet samt en påminnelse till föreningarna om kommande medborgardialog.

I juni genomfördes träff nummer två och genomförandet av själva medborgardialogen. Metoden som användes var fokusgrupper. Cirka 30 representanter från olika föreningar delades in i fyra fokusgrupper. Deltagarna till denna träffa hade tidigare uppmanats att läsa in sig på de aktuella reglerna för föreningsbidrag, för att kunna fördjupa sig i de gamla reglerna. Gruppindelningen byggde på att det skulle vara så stor spridning som möjligt mellan olika typer föreningar i de olika grupperna. I varje fokusgrupp fanns det med minst en förtroendevalda och en tjänsteman. Fokusgrupperna hade ett antal olika frågeställningar om föreningsbidragsreglerna att diskutera. Syftet med att just använda metoden fokusgrupper var att varje grupp kunde lägga lite mer tid fördjupa sig föreningsbidragsreglerna. För de föreningar som inte hade möjlighet att deltaga på denna träff, fanns möjligheten att ändå komma in med synpunkter på de gamla reglerna.

Den sista delen i denna medborgardialog är att kommunens tjänstemän tar fram ett förslag på reviderade bidragsregler. Detta förslag kommer att skickas ut till samtliga föreningar i Vårgårda kommun. Föreningarna har då möjlighet att inkomma med ytterligare synpunkter. Efter att kommunen har justerats förslaget utifrån de synpunkter föreningarna har lämnat in, kommer förslaget gå vidare till politikern för att antas.

För att kunna återkoppla till de som deltog i medborgardialogen, fick deltagarna skriva sina e-postadresser på en lista. Sammanställningen av dialogen lades också ut på kommunens hemsida.