En viktig förutsättning för detta har varit en politisk konsensus kring arbetet samt en tydlig struktur i arbetet. Under projekttiden har Gnesta avgränsat projektet till kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden och kultur- och tekniknämnden. Organisationen har bestått av en styrgrupp med både förtroendevalda och tjänstepersoner från ovan nämnda nämnder. Därtill har tydliga roller givits för ansvarsfördelningen. Det är alltid berörd nämnd som äger frågan och ansvarar för genomförandet av dialogen.

Styrgruppen har fungerat som en resursgrupp för nämnderna och ansvarar för att projektplanen följs. Tjänstepersoner har ansvarat för själva metoden vid dialogerna och det administrativa stödet före, under och efter dialog samt bidragit med faktaunderlag vid dialogutförandet.

För att bringa systematik vid medborgardialogerna har tydliga principer och checklistor tagits fram. Principerna behandlar när medborgardialoger skall genomföras samt hur den ska genomföras gällande syfte, målgrupp, metod, återkoppling med mera. Checklistorna innehåller fyra olika delar som är före beslut om dialog, före planering av dialog, under dialog och efter dialog. Dessa checklistor fungerar som en guide vid medborgardialoger och syftet är att alla punkter ska beaktas för att dialogen ska bli så lyckad som möjligt. Tanken är att principerna och checklistorna ska vara flexibla och utvecklas i takt med vunna erfarenheter i arbetet med medborgardialoger i Gnesta. De har därför inte beslutats politiskt under projektets tid utan detta görs efter projekttidens slut.