Avstämning
Under den period då dialogerna genomförs har beredningarna avstämningsmöten. Då kontrollerar man bland annat att beredningarnas ledamöter träffat ett brett urval av medborgare enligt upprättad checklista. Om någon medborgargrupp är underrepresenterad justeras aktivitetslistan efter detta.

Kunskapsuppbyggnad
Olika uppdrag kräver olika mängd kunskapsuppbyggnad. Ledamöterna behöver inte vara experter på ett ämne för att kunna föra dialog om det. Samtidigt känner många ledamöter att man vill ha ännu mer kunskap innan man är redo för dialog.

Dialogmaterial
Under åren har beredningarna hunnit testa många olika underlag som ledamöterna tagit med sig till dialogen. Det har bland annat handlat om fakta att diskutera kring, bilder, påståenden, frågor och ibland även underfrågor samt beskrivningar av olika fall.
Erfarenheten visar att dialogmaterialet måste anpassas efter respektive uppdrag. Men viktigast av allt är de enskilda ledamöternas förmåga att föra dialog och dokumentera det som framkommit under dialogen. Detta måste man tänka på att stötta och utveckla vid kunskapsuppbyggnad och utbildningstillfällen.

Analys
Dialogerna analyseras tillsammans med fakta för att komma fram till vad som är medborgarnas behov. Detta kräver väldokumenterade dialoger och ett relevant faktamaterial.
Det är en stor utmaning för ledamöterna att skilja på önskemål och behov samt att hålla sig från att leta lösningar och åtgärda. Däremot är det sällan problem för ledamöter från olika partier att komma överens om vilka behov som finns.

En annan utmaning för ledamöterna är att bortse från detaljer och göra behovsanalysen ur ett länsperspektiv. Under den senaste mandatperioden har ungefär hälften av ledamöterna bestått av fritidspolitiker som inte har något annat landstingsuppdrag vilket kan påverka analysarbetet negativt.

Rapporterna i fullmäktige
Det är mycket viktigt att organisationen har en etablerad process för omhändertagande av beredningarnas arbete. I Norrbotten presenterar beredningarna sina rapporter direkt till landstingsfullmäktige vid arbetsårets slut. Rapporterna ökar kunskapen om respektive uppdragsområde samt redovisar behov. Efter debatt överlämnas rapporterna till landstingsstyrelsen som återkommer med svar under våren. Styrelsens svar innehåller förslag på åtgärder utifrån de redovisade behoven. Efter debatt beslutar landstingsfullmäktige om åtgärder och uppdrag.
 

Återföring
Ungefär ett år efter fullmäktiges beslut träffas beredningarnas ledamöter och representanter från landstingets verksamheter. Politikerna får då en redovisning av vad som skett i verksamheten utifrån beredningarnas rapporter och fullmäktiges beslut.